Synchronflieger

Arbeiten Sie schon synchron?

Die ersten Synchronflieger stammen mit Sicherheit nicht aus dem Bereich der Technik, sondern aus der Tierwelt. Es ist unglaublich faszinierend, diese Einheitlichkeit an Vögeln zu beobachten. Erst kürzlich sah ich einen Filmausschnitt mit zwei synchronfliegenden Wildgänsen – wunderschön.

Anmutig und leicht flogen sie in gleichem Tempo, mit gleichen Bewegungen in die gleiche Richtung. Und wir Menschen versuchen das auf sportliche oder technische Weise auch hinzubekommen. Vielleicht weil dieser Gleichklang uns gut tut? Weil es beruhigend wirkt? Weil es stark macht, zu wissen: Wir tun das gemeinsam? Wir führen das identisch und zeitgleich bis zum Ende durch?

Würden wir uns genau das nicht viel öfter wünschen? Und ich meine damit beruflich und privat!

Was in der Tierwelt scheinbar automatisch funktioniert, fängt für uns Menschen mit detaillierten Absprachen und genauen Regeln an. Nicht jedermanns Sache, alles gründlich Schritt für Schritt zu planen und sich gegenseitig dermaßen fein abzustimmen.

Nehmen Sie beispielsweise Ihren Terminkalender her und prüfen Sie anhand der 5 wichtigsten Punkte wie „synchron“ Sie im Bereich Kalenderführung arbeiten.

1. Arbeiten Sie mit einem Kalender in Papierform oder digital?

Entscheiden Sie sich unbedingt für ein Format. Es bedeutet doppelte Arbeit für Sie, zwei unterschiedliche Kalender aktuell zu halten, weil dies immer manuell geschehen muss. Wenn Sie also viel lieber mit einem Papierkalender arbeiten, dann legen Sie nicht parallel dazu einen Kalender auf Ihrem PC an. Bleiben Sie in diesem Fall dem Papier treu. Achten Sie darauf, dass der Kalender genügend Platz bietet und stets übersichtlich bleibt. Verwenden Sie Bleistift und Radiergummi, damit sie flexibel auf Terminverschiebungen reagieren können.
 
Sind Sie bereits komplett auf einen digitalen Kalender umgestiegen, dann ist es eine große Erleichterung, die Synchronisierung so einzurichten, dass sie automatisch auf allen Endgeräten verläuft. Verschiedene Personen haben mit der digitalen Lösung die Möglichkeit, auf Ihren Kalender zuzugreifen, wenn Sie das möchten.

2. Sind alle Ihre Termine – sowohl geschäftliche als auch private – in Ihrem Kalender vermerkt?

Wer sein wöchentliches Training oder die Geburtstagsfeier eines Freundes nicht in seiner Terminplanung sichtbar macht, läuft Gefahr, dass er zum besagten Zeitpunkt versehentlich einen geschäftlichen Termin einplant. Zu spät wird dann bemerkt, dass Privates mit Geschäftlichem kollidiert. Eine neue Terminvereinbarung ist kurzfristig meist schwierig. Der Konflikt ist damit vorprogrammiert.

 

3.   Haben Sie bei der Planung die relevanten Termine Ihrer Mitarbeiter und Familienmitglieder berücksichtigt?

Hat beispielsweise ein bestimmter Mitarbeiter eine Woche Urlaub, könnte sich das unter Umständen auch auf Ihre Terminplanung auswirken. Sobald Sie Aufgaben oder Termine anderer übernehmen müssen,  sieht Ihre eigene Planung für diese Woche gleich ganz anders aus. Oder Ihr Sohn hat ein wichtiges Fußballspiel bei dem Sie unbedingt dabei sein wollen. Tragen Sie diesen Termin auf jeden Fall ganz dick in Ihren Kalender!

 

4.   Sind Feiertage, Brückentage und Ihr eigener Urlaub deutlich hervorgehoben?

Für die vorausschauende Monats- und Jahresplanung sind Ihr Urlaub, Betriebsurlaub und Feiertage wichtige Anhaltspunkte. Achten Sie darauf, dass diese Tage besonders gekennzeichnet sind. Haben Sie schulpflichtige Kinder, sind natürlich auch die Ferien zu berücksichtigen. In dieser Zeit ändert sich möglicherweise Ihr Tagesablauf.

 

5.   Wer hat Zugriff auf Ihre Termine und darf Ihre Termine mitverwalten?

Tragen Sie Ihren Papierkalender immer persönlich bei sich, dann wird es äußerst schwierig, Mitarbeitern im Büro Einblick in Ihre Terminplanung zu geben. Dann sind Sie alleiniger Verwalter Ihrer Termine. Bedenken Sie, dass häufig ein Mehraufwand damit verbunden ist. Beispielsweise wird ein zusätzliches Telefonat notwendig, weil ein bestimmter Termin erst festgelegt werden kann, wenn Sie wieder im Büro sind. Haben Sie dagegen einen digitalen Kalender, kann eine andere Person Ihre Termine koordinieren, während Sie abwesend sind. PC und Ihr mobiles Endgerät synchronisieren sich automatisch mit neuen Terminen. Das ist wirklich eine große Erleichterung für Sie als Unternehmer!

 

Es sind also Fragen zu klären, die zum einen die Technik betreffen, zum anderen aber eben auch Sie selbst: Sie bedienen die technischen Werkzeuge. Sie entscheiden welche Hilfsmittel Sie einsetzen. Sie entscheiden, welche Regeln gelten sollen.

 

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit auf Ihren Synchronflug. Die Kalenderführung kann ein erster Bereich sein,  mit dem Sie sich genauer auseinandersetzen und schließlich feinabstimmen.  So gelingt es Ihnen mit Ihrem Team in die gleiche Richtung zu fliegen, mit den gleichen Bewegungen und im gleichen Tempo.

 

Werden Sie zum erfolgreichen Synchronflieger!