Wenn Ihre Aufgabenliste Sie rechts überholt...

10 Tipps gegen Endlos-Listen:

Kennen Sie das? Sie erstellen eine Aufgabenliste, um Ihr Tagesgeschäft zu organisieren. Aber es ist ein hoffnungsloser Wunsch, dass diese Liste sich irgendwann auflösen würde. Stattdessen wird sie täglich länger und länger. Die vielen überfälligen Aufgaben nehmen so überhand, dass Sie Marker zu Hilfe nehmen um die Dringlichkeit mit Neon-Farben noch mehr zu unterstreichen. Unmissverständlich zeugt diese Liste jeden Tag aufs Neue vom Unvermögen des Bearbeiters. Sie schreit lauthals durchs Büro: Was machst du eigentlich den ganzen Tag? Das hättest du längst erledigen sollen! Nichts bekommst du abgearbeitet!

 

Ne, so macht das keinen Spaß! Das muss endlich anders werden. Aber wie?

 

Hier habe ich 10 Tipps, wie Sie mit Ihren Aufgaben Tempo halten können, ohne dass Sie von Ihrer Liste rechts überholt werden. Bitte schalten Sie dazu kurzzeitig Ihren Turbo ein:

  • Nehmen Sie sich Zeit, die Abarbeitung der Liste für heute oder morgen, vorzubereiten und zu planen. Richten Sie dabei Ihren Fokus über diese Aufstellung hinaus auf Ihr wichtigstes Ziel.
  • Überprüfen Sie, welche der Aufgaben bereits von der Zeit überholt wurden. Für welche ist die gesetzte Frist tatsächlich schon abgelaufen? Streichen Sie diese Aufgaben oder löschen Sie sie.
  • Von welchen Aufgaben können, wollen und dürfen Sie sich verabschieden? Hinterfragen Sie die Dinge, die auf der Liste stehen. Was würde im schlimmsten Fall passieren? Wägen Sie ab und fällen Sie jetzt die Entscheidung, die eine oder andere Aufgabe nicht zu erledigen.
  • Erstellen Sie eine Minimal-Liste. Kennzeichnen Sie die drei bis fünf Aufgaben, die Sie zuallererst und auf jeden Fall erledigen wollen oder müssen. Was ist wirklich absolut dringend oder so wichtig, dass es unbedingt sofort erledigt werden muss.
  • Planen Sie die Zeit, die Sie brauchen werden, fest ein. Vereinbaren Sie einen Termin mit sich selber und tragen Sie das in Ihrem Kalender ein. Notieren Sie, wofür Sie die Zeit freihalten.
  • Erlauben Sie sich für diesen Termin, den Anrufbeantworter einzuschalten, obwohl Sie im Büro sind. Schließen Sie die Tür und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Ihre Minimal-Liste.
  • Planen Sie in Zukunft regelmäßig Zeit für Ihre Aufgabenliste ein. Zu welcher Uhrzeit und an welchen Tagen können Sie die Aufgaben am besten erledigen? Machen Sie daraus eine gute Gewohnheit.
  • Delegieren Sie, wo immer es geht. Geben Sie ab, was Sie nicht unbedingt selber tun müssen -  das gilt für den geschäftlichen Bereich genauso, wie für den privaten. Ziehen Sie dabei auch Freunde oder externe Anbieter in Betracht.
  • Freunden Sie sich mit Ihren Aufgaben an. Meistens schieben wir das auf die lange Bank, was wir nicht mögen oder was uns unüberwindlich erscheint. Versuchen Sie sich einer ungeliebten Aufgabe freundlich zu nähern und teilen Sie sie in kleine Häppchen auf.
  • Legen Sie fest, wann Sie Pause machen und zu welcher Uhrzeit Sie das Büro verlassen. Belohnen Sie sich mit Freizeit! Denn wer sich so auf Touren bringt, der braucht anschließend Zeit, um sich zu regenerieren und Energie zu laden.

 

Schalten Sie jetzt Ihren Turbo ein. Es ist herrlich, Dinge hinter sich zu bringen, einen Haken zu setzen und dann zu sagen: Jawohl, das hast du prima gemacht!