Hängemappen

Was passiert eigentlich mit den Vorgängen, die zur Zeit gerade durchhängen..?

Schon sehr häufig ist sie mir bei meiner Arbeit in den Handwerksunternehmen begegnet, oft vernachlässigt, ignoriert oder sogar entfremdet: Nein, natürlich nicht die Hänge-Matte (in der womöglich der Chef gerade träumt)! Ich spreche von der Hänge-Mappe!

 

Rollcontainer bieten oft in der untersten Schublade Platz für etwa zwei Dutzend hängende Mappen. 25 verschiedene Vorgänge, Themen oder Sammlungen können dort angelegt und mit einem Handgriff herausgeholt werden. Das ist super für eine schnelle und unkomplizierte Zwischenablage.

 

Oberstes Gebot ist dabei: Hängemappen in dieser Schublade sind nicht zur Archivierung gedacht! Alles, was Sie dort ansammeln, hängt nur für eine gewisse Zeit dort ab. So kommt nach der Bearbeitung oder nach einer bestimmten Frist die Unterlage wieder aus der Mappe heraus. Es bleibt dort wirklich nichts für die Ewigkeit drin. Vorgänge und Akten, die nicht mehr bearbeitet werden müssen, sondern nur noch zum Zwecke der Archivierung aufbewahrt werden, haben kein Recht auf diesen vorzüglichen Platz, direkt an Ihrem Schreibtisch. Merken Sie sich das unbedingt!

 

Zweites Gebot für die Hängemappen-Schublade: Benützen Sie Hängemappen, die oben geöffnet sind. Wenn Sie außerdem seitlich offene Mappen wählen, können Sie die ganze Mappe bei der Bearbeitung wie ein Buch auf den Tisch legen und darin blättern. Die Unterlagen bleiben einfach lose in der Mappe liegen, während Sie die damit verbundene Aufgabe erledigen.

 

Mein dritter Tipp lautet: Verzichten Sie auf eine Heftung innerhalb der Mappe. Auch wenn Ihnen die Loseblatt-Sammlung vielleicht Sorgen macht, ist der Mehrwert durch die Zeitersparnis enorm. Wir müssen die Mappe gar nicht aus der Schublade holen, sondern können das dazukommende Schriftstück einfach hineinrutschen lassen. Zählen Sie dagegen die Handgriffe, die Sie benötigen würden, um die Hängemappe herauszunehmen, aufzuklappen, den Hefter zu öffnen, das Schriftstück zu lochen, es einzuheften, den Hefter zu schließen und die Mappe wieder in die Schublade zu hängen. Das alles können Sie sich sparen, denn wie gesagt: In dieser Mappe liegt nichts für die Ewigkeit!

 

Damit das System als Zwischenablage wirklich gut funktioniert, sollten Sie niemals vergessen, die rechtzeitige Bearbeitung der Unterlagen in Ihrer Aufgabenliste zu vermerken. Außerdem ist es unerlässlich, die Reiter mit einem treffenden Titel zu beschriften. Überlegen Sie sich eindeutige Begriffe, die keinen Zweifel aufkommen lassen, was in der Mappe zu finden ist.

 

Eine meiner Mappen heißt zum Beispiel „Seminare“. Nächste Woche findet eine Fortbildung statt, zu der ein Mitarbeiter angemeldet ist. Schon die Einladung wurde in einer Klarsichthülle in diese Mappe gelegt. Danach kam das Anmeldeformular mit samt Sendeprotokoll dazu. In der Zwischenzeit ist die Bestätigung mit weiteren Eckdaten zum Seminar vom Veranstalter eingetroffen. Eine Hotelbuchung hätte ebenfalls dort ihren Platz gefunden. Kurz vor Beginn des Seminars werden die notwendigen Unterlagen mit einem Handgriff an den Mitarbeiter übergebe. Ist das Seminar vorüber wird entschieden, welche Unterlagen archiviert werden. Der Rest, der nicht mehr aufbewahrt werden muss, kann sofort entsorgt werden. Somit ist wieder Platz für neue Seminarbuchungen.

 

Diese Zwischenablage eignet sich hervorragend um Verwaltungsthemen zu sortieren. Ich rate Ihnen jedoch dringend davon ab, Kunden- oder Projekt-Mappen dort hineinzumischen. Trennen Sie diese zwei Bereiche unbedingt deutlich voneinander.