Alles muss raus!

Wie Sie es schaffen, täglich alles vom Tisch zu bekommen!

Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, dass Sie an Ihren Briefkasten gehen, die Post herausnehmen und kurz durchschauen, vielleicht den einen oder anderen Brief sogar öffnen und just in diesem Moment in die Versuchung kommen, unerfreuliche Post direkt wieder in den Briefkasten zu legen? Haben Sie sich dabei schon mal ertappt? Ja? Und trotzdem, ich bin mir sicher, Sie haben es nicht getan. Stimmt´s?

 

Niemand legt eine erhaltene Sendung wieder in seinen Briefkasten zurück, nachdem der Postbote sie dort eingeworfen hat. Das wäre ja auch völliger Quatsch. Schon nach wenigen Tagen würde der Kasten überquellen. Es käme immer mehr Post dazu und dieses System würde kollabieren, weil der gesamte Informationsfluss zum Erliegen käme. Mahngebühren und Säumniszuschläge wären vorprogrammiert. Und die Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Geschäftspartnern und Kunden könnte so nicht mehr funktionieren. Zumindest solange der Schriftverkehr hauptsächlich via Briefpost abgewickelt wird, und ich habe den Eindruck, das ist in sehr vielen Handwerksbetrieben noch der Fall.

 

Also das Prinzip, wie wir unseren Briefkasten leeren, haben wir alle richtig verstanden. Es steckt uns seit jeher in Fleisch und Blut, vielleicht weil uns das unsere Eltern schon so gelehrt haben: Klappe auf, alles raus, Klappe zu!

 

Super! Aber wie geht das nun an unserem Arbeitsplatz? Sollten wir da vielleicht auch einen „Briefkasten“ haben? Ja genau, denn da sammelt sich ja auch so einiges an. Nicht nur die Post von draußen landet auf unserem Schreibtisch, sondern auch interne Unterlagen, und die wollen wir ja nicht wild verteilt oder in einem undurchschaubaren Stapel versteckt wissen, sondern wir wollen das ordentlich gesammelt und dann so schnell wie möglich „vom Tisch“ haben.

 

Das Prinzip ist immer das Gleiche: Klappe auf, alles raus, Klappe zu! Fertig! Was an der Haustür mit unserem Briefkasten noch so einfach ist, wird am Schreibtisch allerdings für viele schon schwieriger. Dort haben wir ein offenes Fach, das uns als Eingangskorb dient. Hier sammeln sich Briefe, andere Unterlagen, die an unserem Arbeitsplatz bearbeitet werden sollen und sonstige Notizen, die für uns wichtig sind. Greifen wir also beherzt in das Fach und holen uns den ganzen Stapel heraus, doch was dann? Wir können schließlich nicht alles auf einmal bearbeiten.

 

Also: Kommando zurück! Wir nehmen nicht den ganzen Stapel heraus, sondern nur das erste Schriftstück. Und das ist das Schöne daran: Wir nehmen ein Dokument und haben somit nur  einen einzigen Vorgang vor uns liegen. Unsere volle Aufmerksamkeit gilt diesem einen Schriftstück. Voller Genuss können wir uns fragen: Brauchen wir das überhaupt? Ja, natürlich, das ist eine ernste Frage! Und je öfter wir zu diesem Zeitpunkt „Nein“ sagen können, desto schneller wird unser Eingangskorb leer. Was wir wirklich nicht brauchen, wandert direkt in den Papierkorb, beispielsweise nicht angeforderte Werbeprospekte oder Kataloge. Wer sich davon nur schwer trennen kann, stellt sich vor, wie schnell wir die Informationen wiederbeschaffen könnten. Würde das ganz einfach über das Internet oder einen bestimmten Lieferanten gelingen, können wir uns doch recht schnell von Werbeaktionen trennen – außer sie wären tatsächlich jetzt gerade wichtig für uns. Dann legen wir uns eine Mappe oder einen Ordner zu diesem speziellen Thema an.

 

Die weiteren Dokumente aus unserem Eingangskorb sind übrigens immer mit einer Aufgabe verbunden – und sei es nur die, etwas abzuheften. Entweder müssen wir selber etwas bearbeiten oder jemand aus unserem Büroteam sollte das tun. Sind wir vielleicht gar nicht zuständig, geben wir es in den Eingangskorb des Kollegen oder der Kollegin. Ansonsten gehen wir so vor: Wir bekommen zum Beispiel einen Bescheid vom Finanzamt, der zu prüfen ist, entweder von uns selber oder von unserem Steuerberater. Das kann relativ schnell erledigt sein, wenn der Bescheid kurz und übersichtlich ist. Es kann aber auch gewisse Zeit in Anspruch nehmen, wenn wir alle Einzelheiten nachvollziehen wollen. Die Frage ist also: Wie viel Zeit wird uns dieser Vorgang kosten? Sind das nur ein paar Minuten, beispielsweise um das Dokument an den Steuerberater per Fax oder Email weiterzuleiten und anschließend in einem bestimmten Ordner abzulegen, können wir das sofort erledigen. Das Dokument hätte in diesem Moment seinen endgültigen Platz gefunden – vorausgesetzt der Steuerberater ist verlässlich und hält von sich aus Rücksprache mit uns. Sind wir uns da nicht so sicher, dann legen wir uns vorsorglich eine Erinnerung in unserem Organisationsprogramm an. Aber der Vorgang wäre in dem Moment soweit abgeschlossen und archiviert.

 

Ist der Vorgang jedoch nicht so schnell und deshalb auch nicht sofort zu bearbeiten, helfen uns wieder diese Fragen: Was genau müssen wir damit tun? Wie viel Zeit werden wir dafür benötigen? Und das ist für die meisten die schwierigste Frage: Wo ist der Platz für diese Unterlage bis zum Zeitpunkt der Bearbeitung? Ist uns der große Zeitaufwand für eine Bearbeitung bewusst,  tragen wir die voraussichtlich benötigte Zeit in unseren Kalender ein. Wir erstellen also zunächst einen Termin für diese Bearbeitungszeit. Das kann gleich am nächsten Tag sein oder vielleicht erst in ein paar Wochen, je nach dem, wann diese Aufgabe abgeschlossen sein soll.

 

Bei gleichartigen Schriftstücken – beispielsweise Eingangsrechnungen – sammeln wir diese, um Gleiches zu bündeln und in einem Aufwasch zu prüfen, zu buchen und/oder zu archivieren. Wohin also mit der Unterlage bis dahin? Nein! Auf keinen Fall zurück in den Eingangskorb! Das wäre völliger Quatsch! Und wer jetzt auch nur ein kleines bisschen daran gedacht hat, fängt am besten nochmals oben an zu lesen!

 

Nein, im Ernst: Wir entscheiden uns entweder für eine Zwischenablage, die wie eine Sammelstelle funktioniert und sich bestens für Eingangsrechnungen eignet, oder wir entscheiden uns für den Ordner, in den das Dokument sowieso nach der Bearbeitung abgeheftet wird. Das bietet sich an, wenn wir beispielsweise eine Statistik, eine Umfrage oder eine Meldung ausfüllen müssen. Ist doch alles ganz logisch, oder?

 

Eines ist noch ganz wichtig bei dieser Geschichte: Denken Sie an das Prinzip Briefkasten. Den leeren Sie mit ziemlicher Sicherheit täglich einmal. Tun Sie das mit Ihrem Posteingangsfach genauso!

 

Das Thema Zwischenablage greife ich gerne ein anderes Mal noch genauer auf. Ich denke für heute ist es genug theoretischer Input – jetzt sind Sie dran: Einfach ausprobieren! Wenn´s Fragen dazu gibt – jederzeit gerne unter www.barbara-schaile.de/kontakt