Einfach und schnell!

Warum wir manchmal ziemlich kompliziert denken...

Diese Frage könnte ich gerne für Sie ausführlich in einem 1500-Wort-Beitrag wissenschaftlich aufbereiten und Ihnen hier darlegen – aber ganz ehrlich? Darauf kommt es mir überhaupt nicht an.

 

Das Warum zu erörtern wäre sicherlich kunstvolles Beiwerk. Aber viel wichtiger ist es schließlich, wie wir damit umgehen, dass wir manchmal das Einfache einfach nicht sehen – oder nicht sehen wollen, weil einer unserer inneren Antreiber uns zum Perfektionismus nötigt.

 

Nur mal angenommen, Sie erhalten eine Mahnung, ein förmliches Schreiben, das darauf hinweist, dass offensichtlich eine Rechnung nicht pünktlich beglichen wurde. Sie schauen in Ihren Bankunterlagen nach und siehe da: Das Geld wurde rechtzeitig überwiesen. In irgendeiner Weise sollten Sie nun reagieren, um den Sachverhalt zu klären.

 

An Ihrem PC suchen Sie die Vorlage für einen Geschäftsbrief, öffnen diese und fangen an ein Antwortschreiben zu verfassen. Zuerst tragen Sie die Adresse im Adressfeld ein, benennen in der Betreffzeile die Rechnung und das Rechnungsdatum und beginnen den Text mit „Sehr geehrte Damen und Herren, bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom" … hier setzen Sie das entsprechende Datum ein … "weisen wir Sie höflich daraufhin, dass der Betrag von … € bereits am …. Datum … " und so weiter, und so weiter. Vielleicht machen Sie sich auch noch Extra-Gedanken, um eine besonders schöne Formulierung aufs Papier zu bekommen, drucken den Brief schließlich aus, kuvertieren ihn ein, und kleben noch eine Marke drauf und schon sind viele Minuten Ihrer kostbaren Zeit vergangen – den Weg zum Briefkasten noch nicht eingerechnet.

 

Bei einer Antwort per Email brauchen Sie vielleicht ein paar Klicks weniger, wenn Sie den Text direkt als Email verfassen. Sie müssen nichts ausdrucken und auch den Weg zum Briefkasten können Sie sich sparen. Alles in allem wäre in diesem Fall der Zeitaufwand deutlich reduziert.

 

Welche Möglichkeiten hätten Sie außerdem?

 

Sie könnten den Sachbearbeiter anrufen, falls Ihnen die Durchwahl-Nummer bekannt ist. Das Risiko allerdings, dass Sie in einer Warteschleife hängen oder aus der kurzen Mitteilung ein längeres Gespräch wird, bleibt bei dieser Variante bestehen.

 

Vielleicht wären Sie noch einen Tick flotter, wenn Sie einfach und schnell einen handschriftlichen Vermerk direkt auf die Mahnung schreiben. Das könnte zum Beispiel sein: „Datum, Kurznachricht: Der Betrag … € wurde am … bereits überwiesen. Bitte prüfen Sie den Zahlungseingang. Mit freundlichen Grüßen N. N.“ Sie legen den Brief ein, wählen die Nummer und haben am Schluss die Sendebestätigung in der Hand.

 

Wählen Sie die Möglichkeit aus, die für Sie die schnellste darstellt. Und verabschieden Sie sich davon, ein perfektes Kunstwerk aus einem Vorgang solcher Art zu machen. Schnelligkeit schlägt in diesem Fall eindeutig die Form. Denn Ihre Zeit kostet ganz einfach Geld. Wie viel möchten Sie also für eine Antwort auf eine unberechtigte Mahnung bezahlen?

 

Dieser Gedanke wird Ihnen künftig helfen, das Zeitvolumen Ihrer Aufgaben zu überdenken.

 

Gerade, wenn es um die schriftliche Beantwortung von Briefen und Emails dieser Art geht:

 

·       Schreiben Sie schnörkellos und in kurzen Sätzen

·       Feilen Sie nicht lange am Text herum

·       Verfassen Sie Emails zügig und ohne (mehrmaliges) Korrekturlesen

 

Einfach und schnell ist sicherlich auch noch an anderen Stellen in Ihrem Büro möglich. Welche können Sie noch entdecken? Richten Sie Ihr Augenmerk in dieser Woche besonders darauf,  Zeit bei den Vorgängen zu sparen, die weder zum Umsatz noch zum Gewinn Ihres Unternehmens beitragen.

 

Und vergessen Sie nicht, sich bei Ihrem inneren Antreiber aufrichtig zu bedanken, dass er sich "perfekt" gemeldet hat. Sagen Sie ihm aber auch in aller Deutlichkeit, dass Sie solche Fälle in Zukunft auf eine andere Art und Weise abwägen und entscheiden werden. Mit der Zeit wird er sich daran gewöhnen und weniger aktiv sein, glauben Sie mir.

 

Jetzt aber los, und viel Erfolg mit weniger Perfektionismus!