Zu-lesen-Stapel ohne Ende

So bekommen wir Fachartikel, Newsletter und Co in Griff!

In Zukunft werden wir unseren Briefkasten an der Haustür nur noch einmal pro Woche leeren müssen. So wird das zumindest gerade von der Deutschen Post angedacht. Offensichtlich ist das eine Reaktion auf das immer geringer werdende Volumen an Briefsendungen. Die elektronische Post wird dagegen mit Sicherheit zunehmen, daher die Überlegung, wie wir in Zukunft effizient mit den Massen an gedrucktem und digitalem Lesematerial umgehen.

 

Lenken wir unseren Blick also darauf, welche Hilfsmittel uns am besten unterstützen, wenn es darum geht, das zu lesende Volumen an Informationen abzuarbeiten. Und – was ich dem unbedingt voranstellen möchte: Welche Gedanken und gute Gewohnheiten helfen uns dabei, die Informationsflut zu bewältigen.

 

Vielleicht gefällt Ihnen der eine oder andere Aspekt, den Sie in Zukunft wieder mehr für sich nutzen möchten.

 

Im Grunde geht es darum, die Information zu bewerten. Woran erkennen wir denn, dass diese eintreffende Information für uns oder für unser Unternehmen wichtig ist? Hat der Artikel etwas damit zu tun, dass ich meine Ziele erreiche? Und: Wie viel Zeit darf diese Information in Anspruch nehmen?

 

Folgende Fragen führen uns durch den Entscheidungsprozess:

  • Woher kommt diese Information?
    • Wer ist der Absender?
    • Wer ist der Autor?
    • Wie lautet das Thema?
    • Welche Qualität hat der Artikel?
  • Wozu dient diese Information?
    • Bringt sie mich meinem Ziel näher?
    • Was habe ich davon?
  • Will ich wichtige Artikel sofort studieren oder erst später?
    • Lohnt es sich wirklich, diese Abhandlung oder Analyse später noch einmal genauer zu lesen?
    • Reicht es aus, einen groben Überblick über das Thema zu haben?
  • In welcher Form soll mir der Lesestoff zur Verfügung stehen?
    • Auf Papier oder elektronisch?
    • Welcher "Kanal" ist mir am sympathischsten?
    • Welcher soll in meinem Büro bevorzugt werden?
  • Wann will ich den Zu-lesen-Stapel abarbeiten?
    • bestimmter Tag
    • bestimmte Uhrzeit
    • immer wenn ich ... dann lese ich aus dem Stapel "Zu lesen"
  • Wie viel Zeit will ich dafür investieren?
    • regelmäßig, täglich, wöchentlich
    • Minuten oder Stunden

Parallel dazu macht es Sinn, die passenden Strukturen zu installieren. Nur durch die Schaffung bestimmter Plätze, Wege und Gewohnheiten können wir konsequent umsetzen, was wir zuvor durchdacht haben

 

Wo genau ist also mein Ziel sichtbar? Wo steht es geschrieben? Denn ohne definiertes Ziel können wir auch nicht schnell entscheiden, ob uns eine Information dabei hilft unser Ziel zu erreichen oder nicht.

  • Ausgedruckt und sichtbar aufgehängt im Büro
  • Als Hintergrundbild im Bildschirm
  • Online zugänglich in einem Organisationsprogramm

Wo lege ich Informationen, Neuigkeiten und Fachartikel ab, wenn ich sie nicht gleich lesen kann?

  • Themen-Sammelmappen mit genauer Beschriftung im Reiter für gedruckte Artikel
  • Begrenztes Fach im Schrank für Zeitschriften und Prospekte. Wenn der Stapel zu hoch wird, bin ich durch das darüber liegende Fach begrenzt und muss automatisch Altes aussortieren
  • Gedruckte Artikel einscannen und digital in einem Verzeichnis ablegen
  • Emails im Postfach in einen Unterordner „Lesen“ verschieben
  • Mails, Artikel oder Links im Explorer abspeichern
  • Digitale Lösungen wie OneNote, iCloude, Trello usw. als digitale Sammelmappe nutzen

Wie finde ich bestimmte Artikel, Überschriften oder Stichpunkte, die mir wichtig sind, später wieder?

  • Auf Papier durch die Markierung mit selbstklebenden Papierstreifen oder mit dem Textmarker
  • In der digitalen Ablage mit Hilfe der Stichwortsuche
  • Mit digitalen Textmarkern, die uns innerhalb einer Software zur Verfügung stehen
  • Im Postfach die Betreffzeile von Emails umformulieren, so dass treffende Stichworte enthalten sind

Wie schaffe ich es, die gesammelten Artikel, Fachzeitschriften und Newsletter zu lesen?

  • Lesedauer festlegen z. B. pro Woche 2 Stunden oder pro Tag 20 Minuten
  • Machbare realistische Zeiten auswählen
  • Lesezeiten im Kalender sichtbar eintragen: Wochentag und Uhrzeit
  • Die neue Gewohnheit durch Wiederholung in Routine umwandeln

Suchen Sie sich eine Idee aus, die Ihnen heute weiterhilft, und reflektieren Sie nach einer gewissen Zeit, ob es noch weitere Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

 

Den „Zu-lesen-Stapel“ haben Sie im Griff, sobald Sie ihn auf Ihr Ziel ausrichten. Also halten Sie Fokus, wählen Sie einfache Wege und reduzieren Sie, wo immer es geht!

 

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