Einfach sympathisch!

Simple Fragen für einfache Wege.

Sicherlich ist Ihnen beim Lesen sofort dieses Bild hier aufgefallen. Ich wette, Sie haben nur wenige Sekunden gebraucht, um die Botschaft zu entschlüsseln, stimmt´s?

 

 

Warum vereinfachen wir unsere Büroarbeit nicht genauso und verzichten wo immer es möglich ist auf komplizierte Vorgänge?

 

 

Klar, es gibt Vorschriften, die strikt einzuhalten sind und Paragraphen, die keine Vereinfachung dulden. Denken wir nur an die Odyssee mit der DSGVO. Solche Themen können uns ganz schön nerven. Kein Wunder, dass viele von uns dabei in Widerstand gehen. Und genau das erzeugt Stress, denn wir sind nicht einverstanden, mit dem was uns da an Komplexität begegnet!

 

 

 

Einfachheit dagegen sorgt für das Gefühl, die Sache im Griff zu haben. Einfachheit schafft Vertrauen, weil wir etwas sofort durchschauen und begreifen können. Einfachheit hat eine sympathische Wirkung, weil wir uns sicher und überlegen fühlen. Wer mag es schon, überfordert zu sein.

 

 

 

Daher frage ich Sie jetzt ganz simpel:

 

 

 

  • Wie viele verschiedenartige Unterlagen lagern ständig auf Ihrem Schreibtisch?

Einfach wäre: Alles hat seinen Platz.

 

Der aufgeräumte Schreibtisch gibt Ihnen das gute Gefühl, dass alles in Ordnung ist. Sorgen Sie für beschriftete Fächer, Mappen und Ordner, damit tatsächlich alles seinen Platz im Schrank, Regal oder Rollcontainer hat.

 

 

  • Wie viele Aufgaben erledigen Sie parallel?

Einfach wäre: Aus dem Schrank – in den Schrank.

 

Eine klare Abgrenzung bei der Erledigung der einzelnen Aufgaben signalisiert jeweils Anfang und Ende. So entsteht ein einfacher Rhythmus und Sie verlassen mit dieser Methode automatisch das berühmte Hamsterrad.

 

 

  • Wie viele Notizzettel und Belege zu einer bestimmten Sache sind an mehreren Stellen im Büro verteilt?

 

Einfach wäre: Ein Ordner mit Begleitformular.

 

Darauf tragen Sie übersichtlich ein, was sich im Laufe der Zeit an Informationen ansammelt und heften die Belege gleich dazu. Alles an einem bestimmten Ort vollständig vorzufinden ist eine wahre Wohltat und vermindert Suchzeiten.

 

 

  • Wie gut sind Sie vorbereitet, wenn Sie in ein Gespräch gehen?

 

Einfach wäre: Eine Checkliste zur Gesprächsführung.

 

Halten Sie fest, was Sie bei dem Gespräch in welcher Zeit erreichen möchten. Notieren Sie vorher alle anzusprechenden Punkte, gute Formulierungen und Ihre wichtigsten Argumente. So erreichen Sie das Gesprächsergebnis, das Sie sich wünschen.

 

 

  • Wie lang sind Ihre E-Mails und Briefe?

 

Einfach wäre: Maximallänge eine Seite.

 

Verwenden Sie kurze und präzise Sätze und formulieren Sie punktgenau, was Sie vom Empfänger bis wann erwarten. Eine Aufzählung hilft dem Leser, Inhalte schnell zu erfassen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, eine ebenso prägnante und schnelle Rückmeldung zu erhalten.

 

 

  • Wie durchschaubar ist Ihre Aktenplan?

 

Einfach wäre: Eine kleine Farbauswahl für markante Bereiche.

 

Rote Ordner sind Kundenordner, grüne Lieferanten-, gelbe Marketing- und blaue sind Ordner mit Verwaltungsunterlagen. Das gibt ein einheitliches Bild im Büro und Ordner verirren sich nur noch selten.

 

 

  • Wie wirkungsvoll sind Ihre Botschaften?

 

Einfach wäre: Bilder statt zu viele Worte.

 

Bilder verknüpfen Information mit Emotion und gehen deshalb leicht ins Gedächtnis ein. Arbeiten Sie mit Bildern, um Mitarbeiter zu informieren oder Kunden ein komplexes Angebot verständlich zu verpacken. Mit Bildern macht das alles viel mehr Spaß!

 

 

Haben Sie eine Anregung für sich gefunden?

Dann legen Sie los, damit Sie Ihre Arbeit gleich noch sympathischer finden.