Vergiss mein nicht!

Oder besser: Denk an mich!

Es beeindruckt mich immer wieder, wie super organisiert mein Zahnarzt seine Praxis führt. Nicht nur, dass er mir wirklich kaum spürbar eine Spritze setzen kann und auch sonst ein ausgezeichneter Arzt seines Faches ist, es ist einfach toll, einen Termin mit ihm vereinbart zu haben und genau zu dieser Uhrzeit ins Behandlungszimmer geholt zu werden. Bei längeren Anwendungen werde ich am Vortag angerufen und an meinen Termin erinnert – sehr zuvorkommend. Zahnarztbesuche gehören nicht gerade zu meinen liebsten Beschäftigungen, umso angenehmer ist es, diese Wertschätzung zu erfahren.

 

Andererseits profitiert „Dr. med. dent.“ und sein Team natürlich ebenso von diesem Service. Würden seine Assistentinnen im Vorfeld nicht die betreffenden Personen anrufen, versäumten vermutlich täglich mehrere Patienten einfach ihren Termin. Das wiederum hätte sicherlich Auswirkungen auf die ganze Tagesplanung der Praxis. Ausfallzeiten müssten prophylaktisch sozusagen mit anderen Patienten-Terminen gefüllt werden und schon würde dieses perfekte Zeitmanagement nicht mehr funktionieren.

 

Wie gehen wir eigentlich mit der Zeit von unseren Kunden, Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern um? Kommen wir ihnen genauso entgegen? Sind wir vorbereitet, wenn es losgeht? Haben wir erledigt, wonach wir gefragt wurden? Oder kriegen wir des Öfteren zu hören: Haben Sie mich eigentlich vergessen??

 

Naja, das passiert doch jedem Mal. Und es ist sicherlich auch keine böswillige Absicht, etwas zu vergessen oder nicht rechtzeitig bereit liegen zu haben. Ja, natürlich. Wir sind keine Roboter. Und trotzdem: Heute haben wir so viele Möglichkeiten uns fast an jedem Ort und zu jeder Zeit an irgendetwas erinnern zu lassen. "Vergiss nicht dies – vergiss nicht das". Es dürfte eigentlich gar kein Problem sein, an alles zu denken, was wir für andere zu tun haben.

 

Genau darin liegt jedoch die Schwierigkeit:

 

Wie viele elektronischen Erinnerungen verkraften wir den Tag über? Schalten wir irgendwann auf Durchzug und hören schon gar nicht mehr auf das Gebimmel?

 

Was sind das überhaupt für Aufgaben, an die wir automatisch vom PC, Tablet oder Handy erinnert werden wollen?

 

Und schließlich die Frage: Muss es unbedingt eine elektronische Erinnerung sein, oder genügt es, das was zu tun ist auf einem Blatt Papier festzuhalten?

 

Mich würde tatsächlich interessieren, mit welcher Methode Sie am besten zurechtkommen. Denn ausschlaggebend ist doch, dass das Ergebnis dabei stimmt. Schreiben Sie mir Ihre Erfahrung! Wie schaffen Sie es, dass aus „Vergiss mein nicht!“ „Ich denk an Dich!“ wird?

 

Doch spielen wir das Ganze mal praktisch durch, mit folgendem Beispiel: Der Kunde will rechtzeitig informiert werden.

 

Überlegen wir also:

Wann sollten wir diesen Kunden informiere? Wann genau ist rechtzeitig? Genügt es dem Kunden, diese Information eine Stunde vor Beginn zu bekommen oder möchte er 3 Tage vorher darüber Bescheid wissen? Steht ein Termin schon seit Wochen fest, dann ist der Anruf beim Kunden ein paar Tage vorher – ähnlich wie beim Zahnarzt – sicherlich eine Vertrauen schaffende Bestätigung.

Erste Entscheidung also: Differenzierung zwischen kurz- oder längerfristigen Aufgabe.

 

Weitere Überlegung:

Wo ist nun der beste Platz für diese Aufgabe? Welches Organisations- oder Projektverwaltungsprogramm steht uns zur Verfügung? Wo wird bisher notiert und gibt es eventuell einen besseren Ort? Ist es praktischer auf einem Blatt Papier zu notieren? Oder wollen andere automatisch im PC sehen können, wer sich um diese Aufgabe kümmert

Zweite Entscheidung also: Papier oder PC, und wenn PC: in welches Programm.

 

Weitere Überlegung:

Wie wollen wir erinnert werden? Reicht es wenn die Aufgabe auf einer Liste steht? Soll es laut klingeln oder ein Symbol auf dem Bildschirm erscheinen? Wann wollen wir erinnert werden: lange vor Beginn der Aufgabe oder erst kurz vor deren Fälligkeit? Denn eines ist klar: Jede Erinnerung ist auch eine Unterbrechung. Wählen wir also sehr gezielt nur die wichtigsten Aufgaben aus, an die wir uns erinnern lassen wollen. Ordnen wir lieber unsere Aufgaben nach der Reihenfolge, nach der sie bearbeitet werden sollen. In den meisten Organisationsprogrammen ist das je nach Einstellung der Ansicht sehr übersichtlich möglich.

Dritte Entscheidung also: Erinnerung ja oder nein, und wenn ja: Art und Zeitpunkt der Erinnerung.

 

Wie könnte nun die Lösung aussehen, für den Kunden der rechtzeitig informiert werden will.

 

Angenommen in unserem Beispiel handelt es sich um einen fixen Ausführungsbeginn, der schon seit langem feststeht. Etwa eine Woche vor Beginn wollen wir unseren Kunden telefonisch kontaktieren.

Wir schauen dazu in den Kalender und legen entsprechend dieser Frist das Datum der Aufgabe fest. Weil dieses Telefonat erst in 3 Wochen stattfinden wird, legen wir diese Notiz im Aufgabenbereich unseres Organisationsprogrammes an.

Wir wählen für den Beginn und die Fälligkeit der Aufgabe jeweils dasselbe Datum aus, nämlich 7 Tage vor Arbeitsbeginn. Achten wir darauf, dass es uns an diesem Tag tatsächlich möglich ist, bei dem Kunden anzurufen, ansonsten wählen wir den nächst möglichen Tag zuvor aus.

In den Optionen können wir einstellen, dass uns ein optisches oder akustisches Signal zu einer bestimmten Uhrzeit erinnert. Hier sollten wir abwägen. Ist der Kunde den ganzen Tag zu erreichen, genügt es meines Erachtens, wenn die Aufgabe auf unserer Liste zu sehen ist. Können wir den Kunden jedoch nur in einem kurzen Zeitfenster erreichen, ist eine Erinnerung tatsächlich sinnvoll, um diesen Zeitpunkt nicht zu verpassen.

Nutzen wir noch weitere Kategorisierungsmöglichkeiten so kann die elektronische Liste entsprechend vorsortiert werden. Wir könnten beispielsweise festlegen, alle Telefonate an diesem Tag gebündelt anzuzeigen, um sie dann in einem „Aufwasch“ zu erledigen.

 

Angenommen in unserem Beispiel handelt es sich darum, dass ein Kunde über den weiteren Ausführungsverlauf informiert werden soll. Die Information steht ab diesem Moment zur Verfügung. Hier eignet sich hervorragend unser Notizbuch, das aufgeschlagen auf unserem Schreibtisch neben dem Telefon liegt. Mit dem Datum versehen notieren wir die wichtigsten Punkte.

Sobald es uns möglich ist, versuchen wir den Kunden telefonisch zu erreichen, um ihm die Neuigkeiten mitzuteilen. Ist das zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, werden wir durch unsere Notiz auf unserem A4-Block später daran erinnert.

Hat das Telefonat stattgefunden oder der Kunde wurde auf einem anderen Weg informiert, wird diese Aufgabe mit einem Häkchen als erledigt markiert. So ist nachvollziehbar, dass diese Information tatsächlich weitergegeben wurde.

Wer allerdings auch solche kleinen und kurzfristigen Aufgaben viel lieber und ebenso schnell im PC eingibt, kann diese dort natürlich auf die gleiche Weise verwalten.

 

Wichtig ist, dass wir die Instrumente die wir mit Aufgaben befüllen tatsächlich benutzen. Wer Listen führt, ohne routinemäßig reinzuschauen, dem werden Aufgaben immer wieder durch die Lappen gehen. Allerdings, wer keine Liste führt, wird vermutlich auch einiges vergessen.

 

Also dann viel Erfolg beim "Ich denk an Dich!"