Papierstapel sind überdimensionale Aufgabenlisten

Was hält Sie wirklich davon ab eine Liste auf Papier oder im PC zu führen?

Wirre Stapel sorgen im Büro immer wieder für großen Ärger, nämlich dann, wenn Unterlagen viel zu spät oder nur per Zufall ans Tageslicht kommen: Leistungsverzeichnisse mit abgelaufener Frist, verschwunden geglaubter Schriftverkehr, Adressen und Telefonnummern, deren Suche schon Wochen zurück liegt… das kann uns ganz schön einen Strich durch die Rechnung machen.

 

Nicht nur, dass wir viel zu viel Zeit in die Sucherei stecken und auch unnötige Kosten entstehen. Wirklich schlimm ist es doch, wenn durch solche Anhäufungen Kunden und Aufträge flöten gehen. Denn das wäre unsere Chance auf Umsatz gewesen. Unsere Chance unseren guten Ruf weiter auszubauen. Unsere Chance auf mehr Gewinn und mehr Geld auf dem Bankkonto.

 

Warum passiert es dann trotzdem?

 

Ein häufiger Grund, warum wir Unterlagen aufeinander stapeln, ist der, dass diese Unterlagen mit Aufgaben verbunden sind, die wir aber jetzt noch nicht erledigen können oder wollen. Das sind beispielsweise Formulare, die auszufüllen sind. Das kann auch die Notiz eines Mitarbeiters sein, der ein Telefonat eines Interessenten entgegen genommen hat, den wir am nächsten Tag zurück rufen sollten . Oder es könnte eine Lieferantenrechnung sein, die noch zu prüfen ist. Wir würden das jeweilige Schriftstück nun gerne zwischenlagern, haben aber keinen bestimmten Platz dafür definiert. So legen wir es auf unseren Schreibtisch, vielleicht ganz am Rand, damit der Stapel wenigstens nicht zu sehr stört. Immer wieder kommen neue Dokumente hinzu, die wir nur eben schnell auf die Seite legen wollen. Und weil da schon ein Häufchen ist, wird bald ein großer Haufen daraus, der mit jedem Stück Papier unübersichtlicher wird.

 

So mancher, dem dies bewusst geworden ist, geht schon dazu über, die einzelnen Vorgänge nicht aufeinander zu stapeln – eben weil die Übersicht verloren geht – sondern breitet diese halb verdeckt nebeneinander aus. Aber wir ahnen es schon: Darunter leidet vielleicht etwas weniger die Übersicht, aber dieses Gebilde entpuppt sich bald zum massiven Platzproblem. Und im Grunde ist das nichts anderes als eine überdimensionale Aufgabenliste.

 

Mal ehrlich: Denken Sie nicht, es gäbe dafür ein kleineres Format? Eines, das wesentlich übersichtlicher wäre und uns nicht so viel Platz rauben würde? Und schön wäre doch, wenn wir automatisch und vor allem rechtzeitig an diese Aufgabe erinnert würden. Dann müssten wir die Papierstapel nicht immer wieder aufs neue durchstöbern, um zu erfahren, was wir heute oder morgen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu tun haben. Denken Sie auch einmal über die fortschreitende Digitalisierung nach. In Zukunft wird immer mehr direkt im PC und optimalerweise in einem speziellen Dokumenten- oder Projektverwaltungsprogramm gespeichert. Da werden wir nicht drumherumkommen. In diesem Fall müssen wir den Weg, den die Unterlagen nehmen sollen, ganz genau festlegen. Tun wir das doch bitte auf unserem Schreibtisch jetzt schon, auch wenn - oder vielleicht auch gerade weil die Digitalisierung in vielen Unternehmen nur langsam Einzug hält.

 

Sie wissen natürlich, worauf ich hinaus will: Führen Sie eine Aufgabenliste!

 

Verraten Sie mir, was Sie persönlich bisher davon abhält, mit einer Aufgabenliste entweder auf Papier oder in einem Organisationsprogramm zu arbeiten? Könnten Sie sich vorstellen, auf einer Liste zu vermerken, was Sie bis wann zu tun haben  und wo sich die Unterlage dazu befindet? Vielleicht tun Sie das ja auch schon. Dann dürfte es doch eigentlich auch keine Stapel mehr geben. Oder gibt es vielleicht noch ein tieferliegendes Motiv für Ihre überdimensionale Aufgabenliste?

 

Ist es der Wunsch, Ihre alte Gewohnheit zu bewahren, weil Sie das schon immer so gemacht haben und Sie es einfach gar nicht anders kennen?

 

Ist es eine grundsätzliche Abneigung gegen Listen?

 

Ist es der zeitliche Aufwand, Stift oder Tastatur zu betätigen, um eine Liste anzulegen?

 

Ist es die Sorge, dass Sie sich zu sehr mit einer Liste unter Druck setzen würden?

 

Ist es das Gefühl, vor lauter Listen in den Aufgaben erst recht "zu ertrinken"?

 

Ist es die Überwindung, überhaupt eine Liste anzulegen und immer aktuell halten zu müssen?

 

Ich bin mir sicher, dass auch Sie die Arbeit an einem Schreibtisch ohne Stapel angenehmer empfinden, als an einem überhäuften Arbeitsplatz. Was also ist Ihr persönlicher Auslöser für Ihre Stapel?

 

Wenn Sie darauf eine Antwort wissen, sind Sie auf dem besten Weg, das Stapeldasein zu verlassen! Erkennen Sie den eigentlichen Grund für Ihre Papierstapel, dann haben Sie die Möglichkeit sich neu zu entscheiden. Geben Sie Ihrem Auslöser eine neue Richtung. Bohren Sie deshalb mal so richtig bei sich nach und erforschen Sie sich.

 

Die meisten wissen ja, dass es anders viel besser wäre. Aber es ist nicht so einfach, die lange gelebten Strukturen tatsächlich zu verlassen. Denn da spielt es eine große Rolle, wie wir uns bisher verhalten haben, und ob wir bereit sind unser Verhalten zu ändern.

 

Gerne unterstütze ich Sie bei der Forschung nach Ihren Gründen für Ihre überdimensionale Aufgabenliste, damit Sie diese Struktur an der Ursache auflösen und sich neu organisieren können.

 

Mit dem Button „Strategiegespräch anfordern“ können Sie direkt einen kostenlosen Telefontermin auswählen. Im Gespräch finden wir sehr schnell Ihre Auslöser. Ich freue mich auf Sie!