Zeitfenster

... und was wir damit anfangen!

Ist das Wichtigste mal wieder liegen geblieben? Zu viel Ablenkung, zu viele Störfaktoren? Nichts von dem fertig bekommen, was Sie sich vorgenommen haben? Ich weiß, es gibt solche Tage. Da kommt alles anders als man denkt.

 

Und es gibt auch diese Tage, da haben wir gar nichts gedacht und es einfach laufen lassen, um am Abend festzustellen, dass wir nichts von dem abhaken konnten, was „eigentlich“ auf unserer Liste stand.

 

Sie wissen natürlich was ich jetzt sagen will: Da hat eindeutig der Fokus gefehlt, die richtige Einstellung, Planung und das konsequente Handeln! So jetzt ist es raus, aber hilft Ihnen das??

 

Nein! Und es ist eben auch verdammt mühsam, sich jeden Tag die Frage zu stellen: „Dringend oder wichtig? Oder unwichtig aber trotzdem dringend?“ … absolut verständlich. Sie haben sicherlich „Wichtigeres“ zu tun (ein bisschen Ironie darf doch sein, oder?)...

 

Wenn Sie möchten, zeige ich Ihnen, wie Sie mit einer anderen Methode Ihren Fokus im Büroalltag steuern können. Sie brauchen dazu Ihre Zeitfenster und Ihren Wochenkalender.

 

Zeitfenster, das sind Ihre speziellen Aufgabenbereiche, für die Sie in Ihrem Unternehmen zuständig sind. Denken Sie dabei nicht an einzelne Aufgaben, sondern an größere  Aufgabengebiete. Nehmen Sie für ihre Zeitfenster Begriffe wie beispielsweise Verkauf, Verwaltung, Marketing, Akquise, Projektorganisation, oder was auch immer Ihre Verantwortungsbereiche sind.

 

Nehmen Sie für jedes Ihrer Zeitfenster ein DIN A4 Papier und schreiben Sie oben als Überschrift in größeren Buchstaben jeweils die Bezeichnung des Zeitfensters. Darunter schreiben Sie nun in Stichpunkten, welche Aufgaben sie in diesem Bereich zu bearbeiten haben. Zum Beipiel bei Verkauf: Konzepte erstellen, Verkaufsgespräche führen, offene Angebote nachfassen.

 

Beim Schreiben bekommen Sie schon ein Gefühl dafür, in welchem Zeitfenster es viele Aufgaben gibt, wo es eher langwierigere Dinge zu tun gibt und wo vielleicht ganz viele Kleinigkeiten dahinter stecken.

 

Schätzen Sie jetzt ein, wie viel Zeit alle diese Aufgaben, die in einem Zeitfenster stehen benötigen. Gehen Sie dabei vom Durchschnittswert einer Woche aus. Brauchen Sie eher eine oder mehrere Stunden für diesen einen Bereich? Es gibt da wirklich riesige Unterschiede.

 

Jetzt öffnen Sie Ihren Kalender der nächsten Woche. Da stehen wahrscheinlich schon einige Termine drin. Und nun ist es Ihre Aufgabe, Ihre Zeitfenster in dieser Woche um die Termine herum zu platzieren.

 

Genügt Ihnen der Platz, oder hat Ihre Woche zu wenig Tage? Den meisten wird in diesem Moment erst so richtig bewusst, dass das Arbeitsvolumen eben genau zu den freien Zeiten im Kalender passen muss, sonst funktioniert das nicht. Und Pufferzeiten sollten Sie auch noch einplanen.

 

Wenn es jetzt in Ihrem Kalender zu eng wird, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie können die zeitliche Bewertung anpassen und beschließen, dass die Einschätzung zu großzügig war. Reduzieren Sie also das Zeitvolumen eines Fensters, vielleicht auch mit dem Gedanken: Das darf gar nicht so viel Zeit in Anspruch nehmen.
  • Oder Sie verschieben bereits bestehende Termine in die folgende Woche, wenn das möglich ist. Sie sollten dabei jedoch bedenken, dass Sie ja in der nächsten Woche wieder die gleichen Zeitfenster unterbringen wollen.
  • Vielleicht kommen Sie zu der Erkenntnis, dass Sie Ihre Arbeitszeit am Abend verlängern oder morgens früher beginnen möchten. Vielleicht auch nur vorübergehend. Alles ist möglich.
  • Oder Sie schieben einen Teil Ihrer Termine oder Zeitfenster in den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen – aber Vorsicht! Das funktioniert nur in Absprache.

Ja, diese Methode zwingt einen, den Tatsachen ins Auge zu blicken. Wenn zu wenig Zeit zur Verfügung steht, dann sollten Sie über Lösungen nachgedenken, an welchen Stellschrauben gedreht werden könnte, z. B. bei der Büroorganisation, bei den eigenen Verhaltensweisen und Gewohnheiten, bei der Aufteilung von Verantwortungsbereichen, bei der Inanspruchnahme von Hilfsmitteln und Helfern.

 

Wer das nicht tut wird dauerhaft unter vorprogrammiertem Zeitmangel leiden. Sie werden jeden Tag das Gefühl haben, nicht fertig zu werden, nicht gut genug zu sein, oder sich gar fehl am Platz fühlen.

 

Super, wenn Ihre Verantwortungsbereiche zu Ihrem Zeitbudget passen, weil dann sind Sie in der optimalen Situation, dass Sie die Zeitfenster zielbewusst und fokussiert platzieren können. Ist das nicht wunderbar? So macht die Arbeit Sinn und Spaß!